求人募集 | スタッフの意見を反映し業務効率化を目指す

平成29年12月11日にブログ記事を更新しました。



求人募集、アルバイト募集


この度は当事務所の求人募集コンテンツをご覧くださり、誠にありがとうございます。

当事務所の求人募集に応募を検討している方の参考になればと思い、スタッフの意見を反映し業務効率化を目指す、というコンテンツを作成しました。





自分が会社員時代のときに上司から、「遠慮なく何でも言えよ」と言われた経験があります。


自分なりに考えて「こうやるのはどうですか?」と提案してみても思い返しても実行された記憶の方が少ないイメージがあります。

もちろん、自分が提案した内容に魅力がなかったのかもしれません。



今現在の当事務所では少しでもアルバイト正社員問わず、スタッフから発生した意見は実行に移し良かったら継続、失敗であればまた別なことをチャレンジして、良いパターンを継続という流れを行っています。



私はこの業務を行ってから10年近く経過し客観的に見れば非効率なことも体にしみてしまって、自分も気付かず非効率なことを続けている可能性が高いですし、業務効率化のために何かを生み出すという作業は苦手な方です。

この視点は長くいる方よりも、新しく入ってきた人の方が斬新な視点を持っていると思います。


試して「これは良いねー」、「あー、ダメだったかぁ」とかやっている方が、仕事も楽しめると感じます。



スタッフからの業務効率化になる意見はどんどん取り入れテスト。良ければ継続することを続けていきます。






スタッフが導入を提案したJOOTOクラウドサービス(業務進行具合の管理)


jooto

こちらは平成29年10月からスタッフの意見で導入した業務管理クラウドサービスで、JOOTOと呼ばれるサービスです。

今までは口頭やメールで業務進行具合を管理していましたが、スタッフの意見でこのクラウドサービスを導入。

非常に使いやすくメールや対面のように1対1でやり取りがなくなり、JOOTOクラウドに投稿するとスタッフ全員が閲覧可能で、さらに担当するスタッフがクラウド上で進行具合を編集できるため、スタッフ全員が進行具合を管理できるようになりました。


jooto2-業務管理クラウドサービス

このJOOTOクラウドサービスもスタッフの意見がそのままテストされ業務改善が見られたため継続して導入しています。




スタッフが考えたグーグル、ハングアウト、facebookを利用した業務改善


グーグル、クラウドを利用した業務改善

スケジュール管理は全てクラウド、グーグルなどを利用して行っていますが、これも自分が考えたわけではなくスタッフの意見によりずっと続けているスケジュール管理です。

今はさらに意見が出てハングアウト、facebookも業務改善に取り入れ業務改善に大きい効果が出ています。

テストしてみた結果、非常に良かったので現在も継続している業務改善方法です。




アルバイトの方が自分で作った業務進行表


社会保険労務士業務の業務進行表

女性アルバイト(30代後半、子供2名、扶養内勤務希望)の方ですが、ご自身で作成した業務進行表です。1年6か月ぐらい勤務していますが、自分で各業務の進行表を作りたい、と意見がありお願いしました。




アルバイトの方が作った社会保険労務士業務進行表

完成したものを見せてもらったところ非常に良くできていて、今までより進み具合が把握しやすくなり今も継続して使用しています。

書式や作り方などは自分は一切何も言わず、女性アルバイトの方に全てお願いしました。


資格の有無、アルバイト、正社員など関係ありませんので、気付いた業務改善策はやっていきたいと思います。





アルバイトの方が自分で作ったマニュアル


社会保険労務士業務マニュアル

きっかけは細かく覚えていないのですが、たしか女性アルバイトの方に自分が好きに使ってくださいと買ってきたファイルがスタートだった気がします。

採用当初は自分もどんなもの入れてるんだろうと思い、たまに見ていたのですが、書類作成に慣れてきてからは何も言わず見てもいませんでした。




社会保険労務士業務マニュアルの中身

今はどのような状態になっているかというと、役所に申請した事例を色々書き込んであり、これを参考にしながら業務を進めているようです。ファイルも分厚くなっていて、立派なものができています。


これもスタッフ自身が考えて自分で作り出し、今後判断に迷ったときなど非常に参考になりますし、自身のやりやすいように作って頂きたいと思っています。




事務所の加湿器など


加湿器

事務所には加湿器を置いていますが、あるときに加湿器から良い匂いがするなぁ、と思って聞いてみると、自宅にあった芳香剤を加湿器に混ぜたです。

事務所での作業も1日5時間などあり長くいる場所ですので、事務所環境が良くなると思ったことは試し良ければ継続を続けていきます。




子供が風邪を引いたときの事務所側の対応



主婦の方でも勤務して頂けるよう、自宅でも作業ができるシステムを入れました。これは自分が動き出しましたが自分がゼロからやったわけでなく、ある研修に参加したところ実際にやられている方がおり、自分もやり出したのがきっかけです。

これは現在進行中ですが、実際使っている側が気付いた点は今後どんどん改善していきます。


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